LAPORAN DIKLATPIM

BAB I

PENDAHULUAN

A.     LATAR BELAKANG

Dalam kehidupan manusia baik secara pribadi maupun organisasi praktek kerja rutin / kebiasaan yang berulang dan dilakukan terus-menerus setiap hari akan menjadi pengalaman yang mengenakkan bahkan menjadi budaya yang sulit untuk dirubah. Keadaan seperti ini membuat pribadi maupun organisasi akan menjadi statis. Dalam kondisi semacam itu ide perubahan dipandang sebagai suatu ancaman yang akan mengganggu kenyamanan organisasi. Bahkan pribadi yang menyampaikan ide perubahan dipandang sebagai pribadi aneh yang akan menentang tatanan yang sudah ada, neko-neko bahkan mungkin bisa dikatakan sebagai orang gila yang tidak rasional cara berpikirnya. Sering ada celetuk   “sudah aman, tentram dan nyaman mengapa harus berubah?” dari orang yang tidak mau berubah dengan kenyamanan yang ada. Itulah tantangan berat yang harus dihadapi oleh seorang pemimpin perubahan apabila ingin dinamis dalam organisasinya.Sebab apabila kenyamanan ini dinikmati begitu saja maka perkembangan kinerja organisasi akan mengalami keterlambatan bahkan keterpurukan.

Padahal berubah sebenarnya adalah suatu hal yang pasti bagi manusia. Perubahan positif adalah yang bergerak maju, menyesuaikan kondisi internal maupun eksternal sehingga bisa mengikuti dan tidak tergerus oleh perubahan jaman.

Perubahan seperti ini membutuhkan perencanaan yang baik. Tidak bisa berjalan begitu saja ibarat air mengalir dari hulu ke hilir. Permasalahannya, tidak semua orang ingin mengubah pola pikir dan kebiasaan mereka. Memaksakan kebiasaan baru juga bukan pendekatan yang selalu disarankan. Banyak organisasi yang memaksa karyawannya mengubah kebiasaan lama dan gagal dalam implementasinya. Banyak penyebabnya, bisa karena kebijakan perubahan yang tidak tepat, perubahan yang menentang arus jaman, perkembangan lingkungan dan lain-lain, tetapi yang selalu muncul adalah karena individu sudah terlalu nyaman dengan keadaan saat ini.

Perubahan dalam organisasi tidak bisa dilakukan secara mudah, karena lebih sulit untuk merubah sebuah organisasi yang eksis daripada menciptakan sistem kinerja baru di dalam organisasi baru. Jika organisasi akan berubah, orang harus melepaskan nilai-nilai lama, asumsi, dan perilaku sebelum mereka belajar yang baru. Ada hal-hal penting  yang harus dipertimbangkan, agar proses perubahan tersebut berjalan sesuai rencana. Setiap individu dituntut kemampuannya untuk menerjemahkan perubahan dalam lingkungan eksternal maupun lingkungan internal organisasi. Budaya organisasi merupakan sistem makna bersama terhadap nilai-nilai primer yang dianut bersama dan dihargai organisasi, yang berfungsi menciptakan pembedaan  yang  jelas  antara  satu  organisasi  dengan  organisasi  lainnya, menciptakan  rasa  identitas  bagi  para  anggota  organisasi,  mempermudah timbulnya komitmen bersama terhadap organisasi, meningkatkan kemantapan sistem sosial, serta menciptakan mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu membentuk sikap dan perilaku para anggota organisasi.

Dalam upaya melakukan perubahan menuju kondisi yang ideal, beberapa hal yeng perlu dilakukan antara lain adalah pengenalan terhadap masalah dan kekurangan yang sedang terjadi / menjadi beban bagi organisasi tersebut. Dengan mengenali masalah, kemudian dapat dilakukan beberapa alternatif tindakan perubahan yang diharapkan bisa menjadi solusi untuk memecahkan masalah tersebut menuju kondisi yang lebih baik.

Perencanaan yang baik akan menghasilkan perubahan yang baik. Itulah keberhasilan yang diharapkan dari perubahan yang akan dilaksanakan.

Pada Kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan dengan

Visi “Terwujudnya masyarakat Kecamatan Talun yang sejahtera lahir dan batin dengan meningkatnya pelayanan pada masyarakat secara tepat, cepat dan akurat”

Misi 1.Meningktakan keterpaduan pelaksanaan program pemerintah dan pembangunan melalui perumusan kebijakan dan penyusunan pedoman pelaksanaan.

2. Memperlancar arus informasi komunikasi dan administrasi secara terpadu guna mendukung pengambilan keputusan yang akurat.

3.  Memberdayakan aset Pemerintah Daerah secara optimal.

4.  Memberdayakan kualitas sumber daya manusia secara optimal.

5.  Meningkatkan mutu pelayanan publik.

6.  Meningkatkan potensi ekonomi lokal.

Dan kasi kesra sebagai bagian dari fungsi keseluruhan organisasi Kantor Kecamatan yang mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi ( Peraturan Bupati Pekalongan no 52 Tahun 2011) sebagai berikut :

1. Seksi Kesejahteraan Rakyat dipimpin oleh Kepala Seksi yang    berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada camat melalui sekretaris

2. Kepala Seksi Kesejahteraan Rakyat mempunyai tugas melaksanaan pembinaan dan penyelenggaraan pelayanan bantuan sosial, organisasi kemasyarakatan, kepemudaan, keagamaan, pendidikan, keluarga berencana, dan kesehatan masyarakat serta pelayanan terhadap korban bencana.

3. Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) adalah sebagai berikut:

a.  Mengonsep rencana program kerja dan kegiatan Seksi Kesejahteraan Rakyat dengan mempelajari dan mengolah bahan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b.  Mempelajari dan menjabarkan petunjuk, disposisi atasan, guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.

c.   Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis bidang tugas Seksi Kesejahteraan Rakyat supaya tugas dilaksanaakan sesuai ketentuan.

d.  Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait berkaitan dengan tugas Seksi Kesejahteraan Rakyat untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

e.  Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait berkaitan dengan bidang tugas Seksi Kesjahteraan Rakyat dengan memberi petunjuk dan membimbing agar tugas dilaksanakan sesuai ketentuan secara efektif dan efisien.

f.    Menyusun bahan perumusan kebijakan pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan urusan Kesejahteraan Rakyat dengan koordinasi, mempelajari dan mengolah data sebagai bahan pengambilan kebijakan Camat.

g.  Memfasilitasi kegiatan dan pemberian bantuan sosial dengan koordinasi agar bantuan tepat sasaran.

h.  Melaksanakan pembinaan organisasi kemasyarakatan dengan memberikan bimbingan, motivasi, dan koordinasi untuk meningkatkan kualitas organisasi kemasyarakatan.

i.    Melaksanakan pembinaan organisasi pemuda dan olah raga dengan memberikan bimbingan, motivasi, dan koordinasi untuk meningkatkan kualitas generasi muda.

j.    Memfasilitasi kegiatan keagamaan dengan koordinasi untuk meningkatkan kelancaran kegiatan keagamaan.

k.   Memfasilitasi kegiatan pendidikan di desa dan/atau kelurahan dengan memberikan bimbingan, motivasi, dan koordinasi untuk meningkatkan pendidikan masyarakat.

l.    Melaksanakan pembinaan perpustakaan desa dan/atau kelurahan dengan koordinasi, membimbing, dan motivasi untuk meningkatkan minat baca dan pengetahuan masyarakat.

m. Memfasilitasi kegiatan keluarga berencana di desa dan/atau kelurahan dengan memberikan bimbingan, motivasi, fasilitasi, dan koordinasi untuk meningkatkan kesadaran masyarakat dalam melaksanakan program keluarga berencana.

n.  Memfasilitasi kegiatan kesehatan di desa dan/atau kelurahan dengan memberikan bimbingan, motivasi, fasilitasi, dan koordinasi untuk meningkatkan kesehatan masyarakat.

o.  Memfasilitasi kegiatan pembinaan narkoba dan kenakalan remaja dengan mempelajari dan mengolah data serta koordinasi untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan narkoba dan kenakalan remaja di masyarakat.

p.  Memfasilitasi kegiatan pembinaan penyandang cacat da penyandang masalah sosial dengan mempelajari dan mengolah data, koordinasi, dan motivasi untuk meningkatkan kesejahteraan.

q.  Memfasilitasi kegiatan kewanitaan dengan koordinasi untuk meningkatkan kelancaran kegiatan kewanitaan.

r.    Mengonsep usulan proyek pembangunan dan rehabilitasbyang sifatnya mendesak akibat bencana dengan mempelajari, mengolah bahan , dan tinjauan lapangan untuk penyediaan fasilitas umum dan fasilitas sosial bagi masyarakat terkena dampak bencana.

s.   Memfasilitasi kegiatan bantuan program penanggulangan kemiskinan dari pusat dengan koordinasi, pembinaan, kunjungan lokasi, dan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan.

t.    Melaksanakan pembinaan dan penilaian daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) kepada bawahan sesuai ketentuan untuk meningkatkan prestasi kerja.

u.  Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun tertulis.

v.   Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara tertulis maupun lisan.

w. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sehubungan dengan bidang tugas pekerjaan.

Kantor Kecamatan sebagai fungsi pelayanan masyarakat untuk bidang-bidang tertentu antara lain : pengurusan KTP, Pengurusan Jamkesmas, Pengurusan Pengantar SKCK, Pengurusan Pengantar Pendaftaran Pernikahan, Pengurusan ijin penyelenggaraan hiburan dan lain-lain. Dalam pelaksanaanya banyak hal krusial yang perlu di atasi. Hal krusial tersebut antara lain :

1.   Banyaknya masyarakat yang antri menunggu pelayanan sambil mengobrol dan lalu lalang. Hal ini akan mengakibatkan :

-     Banyak masyarakat yang menyia-nyiakan waktu menunggu tanpa melakukan hal yang lebih bermanfaat.

-     Terganggunya staf pelayanan maupun staf lain dalam pekerjaanya

-       Terjadinya kegaduhan di ruang tunggu pelayanan umum

2.   Minimnya sarana pelayanan ( Komputer dan Printer yang terbatas)

3.   Ruang tunggu pelayanan umum  menyatu dengan staf pelayanan yang sempit

-      Kurang menghargainya masyarakat pada staf pelayanan umum

-      Kurangnya kesadaran masyarakat untuk menunggu pelayanan secara tertib      

 4.   Minimnya jumlah staf layanan umum / tidak berimbangnya jumlah staf dengan  jumlah masyarakat yang harus dilayani

Untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak sesuai di atas perlu dilakukan perubahan

Pada proyek perubahan ini metode analisis  yang akan digunakan adalah leavitt’s model, yang mana model ini memberikan pendekatan baru untuk melihat organisasi, dan dalam setiap organisasi terdiri dari empat elemen interaktif yang saling berkaitan  yaitu people (SDM), Task (Tugas), structure (struktur), dan Technology (Teknologi).

Diagram model leavitt’s dapat disajikan sebagai berikut:

Task

Technology

Structure

People

 

Leavitt menekankan perubahan apapun di salah satu elemen organisasi tersebut akan memiliki dampak langsung terhadap elemen yang lain, sehingga elemen yang lain juga harus berubah menyesuaikan perubahan yang ada.

Identifikasi permasalahan yang terjadi di ruang tunggu pelayanan umum Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan berdasarkan Leavitt’s Model adalah sebagai berikut:

Task	Keadaan pada ruang tunggu pelayanan umum yang tidak tertib
Structure	Tidak adanya batas antara staf pelayanan dengan masyarakat yang dilayani mengakibatkan sering terjadinya komunikasi yang kurang baik (tidak mematuhi antri, ngeyel dsb)
People	Kurangnya kesadaran masyarakat untuk tertib pada ruang tunggu pelayanan umum dengan melakukan kegiatan yang positif
Technology	Kurangnya sarana untuk masyarakat saat menungggu pada ruang ruang pelayanan umum

Akhirnya diharapkan dengan perubahan yang dilakukan maka dapat dicapaisuatu perubahan / pembenahan atas beberapa permasalahan krusial di atas sehingga terwujud Perubahan pada prilaku masyarakat dari kebiasaan yang kurang positif menjadi kegiatan membaca yang bermanfaat

Oleh karena itu pada ruang tunggu  perlu dirintis   perpustakaan mini guna memberi fasilitas pada masyarakat  saat menunggu pelayanan. Dengan kegiatan membaca disamping mengurangi kegaduhan dan  lalu lalang masyarakat juga akan meningkatkan pengetahuan masyarakat. Hal ini sesuai dengan misi nomor 4 yaitu Memberdayakan kualitas sumber daya manusia secara optimal. Juga sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Kasi Kesejahteraan Rakyat Kecamatan poin l yaitu Melaksanakan pembinaan perpustakaan desa dan/atau kelurahan dengan koordinasi, membimbing, dan motivasi untuk meningkatkan minat baca dan pengetahuan masyarakat.

B. NAMA GAGASAN PERUBAHAN

Dalam upayameningkatkan minat baca masyarakat maka perlu diadakanyaperpustakaan mini pada ruang tunggu pelayaan umum kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi aktivitas masyarakat yang kurang bermanfaat seperti ; lalu lalang, mengobrol dengan keras, gaduh, dsb. Aktivitas semacam ini akan mengganggu kinerja staf pelayanan dan terkesan kurang tertib dan terlihat  tidak nyaman.

C.  TUJUAN

Tujuan Jangka Pendek :

1. Tersedianya perpustakaan mini pada ruang tunggu pelayanan umum kantor       Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan.

    2. Membuat sarana promosi perpustakaan mini pada ruang tunggu pelayanan   umum kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan untuk meningkatkan minat baca masyarakat 

Tujuan Jangka Menengah :

1. Menciptakan suasana tertib pada ruang tunggu pelayanan umum kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan
2. Menambah Koleksi buku pada  perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan

Tujuan Jangka Panjang :

1.    Berdirinya ruang perpustakaan kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan sebagai sarana untuk meningkatkan pengetahuan masyarakat

2.    Terbentuknya kebiasaan membaca ( budaya membaca ) pada masyarakat Kecamatan Talun khususnya dan masyarakat Kabupaten Pekalongan pada umumnya

D.  MANFAAT

a.    Manfaat Bagi Kasi Kesra

Sebagai kasi kesra Kecamatan Talun, diharapkan mampu untuk mengimplementasikan  tupoksi yang ada menjadi kegiatan riil di masyarakat. Dengan meningkatnya minat membaca masyarakat maka pengetahuan masyarakat akan bertambah luas, pengaruh langsung dari kegiatan ini adalah  meningkatkan kualitas sumber daya manusia sehingga tugas kasi kesra untuk membina kegiatan pendidikan melalui perpustakaan akan tercapai.

b.    Manfaat bagi Organisasi :

Manfaat bagi Organisasi adalah terjadinya situasi yang tertib pada ruang tunggu pelayanan umum kantor Kecamatan Talun akan membuat suasana pelayanan menjadi nyaman. Pada akhirnya staf pelayanan akan bekerja secara maksimal, endingnya tuntutan masyarakat untuk pelayanan prima sebagai indikator utama keberhasilan organisasi dapat tercapai.

c.    Manfaaat Bagi Pemerintah Kabupaten Pekalongan

Membantu menyukseskan program Pemerintah Kabupaten Pekalongan dalam rangka meningkatkan sumber daya manusia yang berkualitas serta melaksanakan program pelayanan yang berbasis pada kepentingan umum dengan target pelayanan yang cepat, tepat dan akurat

d.    Manfaat bagi Masyarakat :

Manfaat bagi masyarakat adalah   dengan  adanya perpustakaan mini pada ruang tunggu pelayanan umum Kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan maka akan membuat masyarakat lebih nyaman dalam menunggu antrian pelayanan dan dapat memanfaatkan waktu untuk membaca agar dapat menambah pengetahuan bagi mereka.

E.  RUANG LINGKUP

            Perubahan yang diharapkan  adalah peningkatan minat baca masyarakat melalui perpustakaan mini ruang tunggu kantor Kecamatan Talun Kabupaten pekalongan sehingga kegiatan pelayanan tidak terganggu oleh suasana yang kurang tertib, pada akhirnya optimalisasi pelayanan dapat tercapai. Untuk mendukung hal tersebut kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi :

1. Melakukan pengamatan / pemotretan ruang tunggu pelayanan umum kantorKecamatan Talun

2. Analisa hasil pengamatan untuk kegiatan lebih lanjut

 3. Mengajak stakeholder untuk tindak lanjuti hasil analisa kebutuhan

 4. Menyediakan sarana prasaranan yang dibutuhkan

 5. Melakukan kegiatan perubahan pada obyek sasaran ( masyarakat pada ruang tunggu pelayanan )

 6. Memberdayakan staf pelayanan untuk mendukung kegiatan perubahan yangdiharapkan

7. Evaluasi dan tindak lanjut kegiatan

BABII

DESKRIPSIPROYEKPERUBAHAN

A.  ROADMAP / MILESTONE PROYEK PERUBAHAN

Tahap Utama

Waktu

I.    Jangka Pendek 1.    Terlaksananya rapat pelaksanaan proyek perubahan dan terbentuknya tim kerja 2.    Tersosialisasikanya sodaqoh buku untuk perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum kantor Kecamatan Talun 3.    Terlaksananya rapat teknis tim kerja 4.    Terkumpulnya sumbangan buku dari para donatur 5.    Tertatanya perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum 6.    Tersedianya sarana promosi perpustakaan untuk meningkatkan minat baca masyarakat 7.    Rapat Monitoring dan Evaluasi II.    Jangka Menengah 1.    Terciptanya suasana tertib pada ruang tunggu pelayanan umum 2.    Terlaksananya penambahan koleksi buku perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum III.    Jangka Panjang Terlaksananya pembuatan  ruang perpustakaan di kantor Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan Terbentuknya budaya membaca pada masyarakat Kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan

29 Oktober 2014  3 Nopember 2014 7 Nop 2014 20 Okt - 5 Des 2014 1 -10 Des 2014 5 – 11 Des 2014 12 Desember 2014 Januari-Juni 2015 Januari-Juni 2015 Juli 2015-Desember 2016 Juli 2015-Desember 2016

B.  STAKEHODER PROYEKPERUBAHAN

Internal :

1. Camat

2. Sekretaris Kecamatan

3. Kasi Tata Pemerintahan

4. Kasi Pemberdayaan  Masyarakat

5. Kasi Trantib

6. Kasi Kesra

7. Kasubag Kecamatan

8. Staf Kecamatan

Potensi pendukung keberhasilan yang ada dalam stakeholder internal :

-Dukungan yang penuh dari Camat Talun selaku mentor dan juga dari sekcam,      para kasi, Kasubag dan juga staf

-Tim teknis yang solid / kompak dalam mengelola proyek perubahan;

Risiko / kendala yang ada dalam stakeholder internal :

- Padatnya kegiatan akhir tahun untuk sekcam, para kasi dan kasubag

-Sulitnya koordinasi karena kesibukkan tim teknis;

-Pelaksanaan yang tidak sesuai jadwal

Eksternal Pemerintah

1.UPT Dindikbud

2. Kepala Sekolah SD/SMP/SMA/SMK

Eksternal Non Pemerintah

1. Komite Sekolah

2. Donatur

3. Masyarakat

Potensi pendukung keberhasilan yang ada dalam stakeholder eksternal :

-     Dukungan positif dari pihak eksternal;

-     Adanya masukan pendapat dan pemikiran dari pihak luar;

-     Ikut terlibat dalam memberikan sosialisasi ke para donatur

Risiko / kendala yang ada dalam stakeholder eksternal :

-     Tidak semua pihak mendukung pelaksanaan proyek

-     Kesibukan para donatur eksternal menuntut tim kerja untuk jemput bola

Ilustrasi 1. Net Map Stakeholder

Staf Kecamatan

Kasubag Kecamatan

Kasi Tramtib

Kasi PM PMTapem

Kasi Tapem Tapem TTapem

Camat Talun

Ka UPT Dindikbud

Kepala Sekolah

Donatur

Komite Sekolah

Masyarakat

Sekcam Talun

Project Leader/ Kasi Kesmas

 

Keterangan :

                    = mentor

Kasi Kesmas

 

                    = project leader/pemimpin proyek

 

                     = stakeholder internal

 

                       = stakeholder eksternal

ANALISA STAKEHOLDER

PROMOTERS ·      Camat ·      Sekretaris Kecamatan ·      Kasi PM ·      Kasubag Kecamatan ·      Ka UPT Dindikbud ·      Kepala Sekolah

DEFENDER ·      Staf Kecamatan ·       Masyarakat

APATHETICS ·      Komite Sekolah

LATENS ·      Kasi Tapem ·      Kasi Trantib ·      Donatur

 

STRATEGI MEMPENGARUHI STAKEHOLDER

Dengan memperhatikankelompok stakeholder di atas, strategi untuk mempengaruhinya sebagai berikut :

a.          Terhadap kelompok PROMOTORS yaitu kelompok yang memiliki kepentingan terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil atau sebaliknya

Strategi yang dipersiapkan

-       Komunikasi dengan cara memberikan informasi untuk menyakinkan bahwa kegiatan yang diusulkan sangat diperlukan dan berguna .

-       Hal- hal yang dikomunikasikan antara lain dengan menyampaikan maksud, tujuaan , manfaat, output yang dihasilkan serta impact dari proyek perubahan.

-       Menyampaikan dukungan – dukungan yang diperlukan untuk suksesnya pelaksanaan proyek perubahan seperti : perlunya dukungan anggaran dan motivasikepada tim.

b.            Terhadap kelompok DEFENDERS yaitu kelompok yang memiliki kepentingan pribadi dan dapatmenyuarakan dukungan dalam komunitas , tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi program,

Strategi yang dipersiapkan

-       Komunikasi dengan memberikan motivasi bahwa kegiatan proyek perubahan ini harus dilaksanakan karena berkaitan dengan tugas pokok  dan merupakan kesempatan untuk menunjukan kepada pihak lain bahwa kita mampu untuk mengemban amanah.

-       Menjaga semangat , motivasi dan memberikan apresiasi dan mengingatkan secara terus menerus pencapaian upaya agar proyek dapat terselesaikan.

-       Mengajak diskusi dalam pembuatan perencanaan dan evaluasi permasalahan

-       Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan.

c.              Terhadap kelompok LATENS , yaitu kelompok yang tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki kekuatan besaruntuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik.

Strategi yang dipersiapkan

-       Membangun komunikasi dengan memberikan informasi mengenai maksud, tujuan , manfaat , output yang dihasilkan

-       Memperlakukan mereka dengan baik

d.             Terhadap kelompok APATHETICS kelompok yang tidak memiliki kepentingan maupun kekuatan , bahwa tidak mengetahui adanya program

Strategi yang dipersiapkan

Memberikan informasi seperlunya dan menjaga agar tidak menjadi penghambat dari kegiatan proyek perubahan ini.

BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A.     HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Hasil capaian proyek perubahan dalam milestone jangka pendek yaitu pelaksanaan kegiatan selama dua bulan lebih mulai tanggal 20 Oktober 2014 sampai dengan 12Desember 2014. Dalam pelaksanaan kegiatan proyek perubahan terdapat beberapa kegiatan yang tidak sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan, yaitu mendahului jadwal maupun terlambat pelaksanaannya, namun tetap diupayakan untuk diselesaikan.

Dalam pelaksanaan kegiatan proyek perubahan terdapat pula penambahan kegiatan yang semula direncanakan di jangka menengah tetapi dalam jangka pendek ini telah dilaksanakan, hal ini dikarenakan telah siapnya beberapa hal dan mendesak untuk dilakukan. Terdapat juga kegiatan baru yang dilaksanakan pada jangka pendek, kegiatan ini merupakan arahan dari CamatTalun selaku mentor untuk dilaksanakan mengingat pentingnya acara tersebut dan dipandang mendukung proyek perubahan.

Hasil capaian pelaksanaan kegiatan proyek perubahan tersebut diuraikan dalam tahapan kegiatan, meliputi :

1.    Kegiatan yang dilaksanaan merupakan tahapan pelaksanaan kegiatan

2.    Tujuan pelaksanaan kegiatan

3.    Tempat pelaksanaan kegiatan

4.    Waktu pelaksanaan terdiri dari waktu rencana pelaksanaan dan waktu realisasi pelaksanaan kegiatan

5.    Stakeholder yang terlibat

6.    Pelaksanaan kegiatan

7.    Output yang dihasilkan.

Hasil capaian pelaksanaan kegiatan proyek perubahan tersebut diuraikan dalam tabel sebagai berikut :

TABEL 4

DAFTAR HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

NO	KEGIATAN	TUJUAN	TEMPAT	WAKTU PELAKSANAAN		STAKEHOLDER	PELAKSANAAN	OUTPUT
				RENCANA	REALISASI
1.	Rapat persiapan pelaksanaan proyek perubahan
	Rapat persiapan pelaksanaan proyek perubahan	-   Penjelasan proyek perubahan -   Pembahasan pembantukan tim efektif -   Pembahasan jadwal kegiatan	Aula Kantor Kecamatan Talun	Selasa 21 Okt. 2014	Rabu 29 Okt. 2014	-   Camat -   Sekcam -   Para Kasi Kec. Talun -   Para Kasubag Kec. Talun -   Seluruh Staf Kec Talun	Rapat berjalan lancar, dipaparkan rencana proper, pembentukan tim efektif dan disepakati jadwal pelaksanaan kegiatan	-   Surat Undangan -   Daftar Hadir -   Notulen Rapat -   Dokumentasi -   Pernyataan dukungan Stakeholder internal
2.	Pembentukan tim kerja/tim efektif
a	Pembuatan draft SKtim kerja / tim efektif	-   Tersusunnya draft tim kerja / tim efektif	Aula Kantor Kecamatan Talun	Rabu,  23 Okt. 2014	Rabu, 29 Okt. 2014	-   Camat -   Sekcam -   Para Kasi Kec. Talun -   Para Kasubag Kec. Talun -   Seluruh Staf Kec Talun	Draft SK disusun berdasar masukan rapat, beranggotakan kasubag dan staf Adum / RT dan staf program	-   Draft SK

NO	KEGIATAN	TUJUAN	TEMPAT	WAKTU PELAKSANAAN		STAKEHOLDER	PELAKSANAAN	OUTPUT
				RENCANA	REALISASI
b	Penandatangan SK	-   Terbentuknya  tim kerja / tim efektif untuk melaksanakan Proyek Perubahan	Ruang  kerja Camat Talun	Rabu, 23 Okt. 2014	Rabu 29 Okt. 2014	-   Camat -   Sekcam -   Para Kasi Kec. Talun -   Para Kasubag Kec. Talun -   Seluruh Staf Kec Talun	Draft SK mendapat persetujuan Camat Talun dengan ditanda tangani SK Tim pada tanggal 29 Oktober 2014	-   Surat Keputusan  Tim Kerja / Tim efektif Proyek Perubahan

NO	KEGIATAN	TUJUAN	TEMPAT	WAKTU PELAKSANAAN		STAKEHOLDER	PELAKSANAAN	OUTPUT
				RENCANA	REALISASI
3.	Rapat  Sosialisai Sodaqoh Buku
a	Rapat sialisasi sodaqoh / sumbangan  buku pada Stakeholder  eksternal	-   Menyampaikan maksud dan tujuan sodaqoh / sumbangan buku untuk per pustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum kantor Kec. Talun -   Menyampaikan pentingnya kebiasaan membaca masyarakat -   Meyakinkan Stakeholder eksternal akan manfaat sodaqoh buku untuk kepentingan masyarakat	Ruang rapat kantor UPT Dindikbud Talun	7-8 Nop 2014	Senin, 3 Nop.  2014	-   Kepala UPT Dindikbub beserta pengawas dan penilik -   Kepala SD/MI se-Kecamatan Talun -   Kepala SMP se-Kecamatan Talun -   Kepala SMAN Talun	Rapat berjalan lancar, dipaparkan tujuan Proyek Perubahan, sodaqoh / sumbangan buku untuk perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum kantor Kec Talun, Penting nya kebiasaan membaca, manfaat sodaqoh / sum bangan buku untuk kepentingan pendidikan masyarakat	-   Surat Undangan -   Daftar Hadir -   Notulen Rapat -   Dokumentasi

NO	KEGIATAN	TUJUAN	TEMPAT	WAKTU PELAKSANAAN		STAKEHOLDER	PELAKSANAAN	OUTPUT
				RENCANA	REALISASI
4.	Rapat Teknis Tim Kerja
a	Rapat teknis tim efektif/  tim kerja	-   Pembagian tugas tim kerja -   Pembuatan jadwal  kegiatan -   Pembuatan surat pesanan almari / rak buku	Ruang kerja Camat Talun	Kamis, 23Okt.2014	Jumat 7Nop. 2014	-   Kasubag Adum/RT -   Kasubag Program -   Staf Kasi Kesra -   Staf Kasubag Adum/RT -   Staf Kasubag Program	Rapat berjalan lancer,  pelaksanaanmundur dari rencana, dibahas pembagian tugas tim kerja, pembuatan jadwal pelaksanaan. Dalam rapat ini juga di bahas rencana pemesanan almari buku / rak buku dan juga penataan buku pada rak buku, rencana pengumpulan sumbangan buku	-   Surat Undangan -   Daftar Hadir -   Notulen Rapat -   Dokumentasi -   Jadwal kegiatan

NO	KEGIATAN	TUJUAN	TEMPAT	WAKTU PELAKSANAAN		STAKEHOLDER	PELAKSANAAN	OUTPUT
				RENCANA	REALISASI
5	Pengadaan almari / rak buku dan pengumpulan sumbangan buku
a	Pengadaan almari / rak buku	Untuk menam pung buku-buku  sumbangan sehingga terben tuk perpustakaan mini	Toko Mebel Sumber Baha   gia Kedung wuni	1 - 6 Nop 2014	10  Nop –   1 Des  2014	-   Kasubag Adum/RT -   Kasubag Program -   Staf Kasi Kesra -   Staf Kasubag Adum/RT -   Staf Kasubag Program -   Pemilik Toko mebel	-Pemesanan almari / rak buku dilakukan oleh project leader, karena kesibukan tim kerja   -Cek pesanan sebelum almari buku jadi oleh kasu bag Adum/RT   -Setelah jadi almari buku diantar ke kantor Kec. Talun	-Surat pesanan  -Nota   Pembayaran -Dokumentasi
b	Pengumpulan         buku-buku per pustakaan dari para donatur	-   Mengumpulkan sumbangan buku-buku dari para donatur untuk koleksi perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum kantor Kec. Talun	Ruang pelayanan umum kantor Kec. Talun	20 Okt–30  Nov. 2014	Senin, 20 Okt- 5 Des. 2014	-   Kasubag Adum/RT -   Kasubag Program -   Staf Kasi Kesra -   Staf Kasubag Adum/RT -   Staf Kasubag Program	-Pengumpulan buku dari  para donatur dilakukan secara bertahap, apabila ada yang memberi sumbangan kemudian di masukan data koleksi buku perpustakaan mini kemudian dibuat data penyumbang per unit kerja	-   Data penyumbang per unit kerja -   Dokumentasi -   Daftar koleksi perpustakaan mini Kec. Talun

NO	KEGIATAN	TUJUAN	TEMPAT	WAKTU PELAKSANAAN		STAKEHOLDER	PELAKSANAAN	OUTPUT
				RENCANA	REALISASI
6.	Penataan perpustakaan mini
a b	Penataan almari/ rak buku pada ruang pelayanan umum Penataan buku –buku perpusta kaan mini ruang tunggu pelaya nan umum kan tor Kec Talun	-Penempatan al   mari / rak buku pada posisi yang tepat pada ruang pelayanan umum - Tertatanya buku-buku pada almari/rak buku perpustakaan	Ruang pelayanan umum kantor kec Talun Ruang pelayanan umum kantor kec Talun	7 Nop – 5 Des 2014 7 Nop – 5 Des 2014	1 Des 2014 1 – 10 Des. 2014	-   Staf kasubag adum/RT -   Staf kasubag program -   Staf kasubag adum/RT -   Staf kasubag program	Penempatan rak buku disesuaikan dengan posisi tempat duduk pelayanan umum Karena almari/rak buku baru datang tanggal 1 Des2014 maka penataan buku baru bisa dimulai tanggal itu, padahal buku bukusumbangan sudah mulai terkumpul  tanggal 4 Nop 2014 Penataan dilakukan oleh tim teknis	-   Dokumentasi -   Dokumentasi
7	Pembuatan sarana promosi perpustakaan mini
	Pembuatan sarana promosi untuk menarik masyarakat agar gemar membaca	-Menarikmasyarakat agar gemar membaca buku	Ruang pelayanan umum kantor kec Talun	5-10 Des 2014	5-11 Des 2014	-   Staf kasubag adum/RT -   Staf kasubag program	Membuat tulisan- tulisan untuk menarik masyarakat agar gemar membaca	-   Dokumentasi

NO	KEGIATAN	TUJUAN	TEMPAT	WAKTU PELAKSANAAN		STAKEHOLDER	PELAKSANAAN	OUTPUT
				RENCANA	REALISASI
8.	Monitoring dan Evaluasi
a	Rapat monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan proyek perubahan yang telah dilaksanakan	-   Monitoring pelaksanaan kegiatan, mengetahui apa yang sudah dilaksanakan dan apa yang belum dilaksanakan -   Evaluasi pelaksanaan kegiatan, untuk diperbaiki di jangka menengah dan jangka panjang	Aula Kantor Kecamatan Talun	10 – 15 Des2014	Jumat, 12 Des 2014	-   Camat -   Sekcam -   Para Kasi Kec. Talun -   Para Kasubag Kec. Talun -   Seluruh Staf Kec Talun -   Ka UPT Dindikbud -   Kepala Sekolah	Rapat berjalan lancar membahas progres proper dan mengetahui kelemahan untuk diperbaiki di jangka menengah dan jangka panjang	-   Surat Undangan -   Daftar Hadir -   Notulen Rapat -   Dokumentasi

B.    CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Keberhasilan dari pelaksanaan proyek perubahan Peningkatan minat baca masyarakat melalui perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum kantor kecamatan Talun Kabupaten Pekalongan yang telah dilaksanakan selama Breaktrought II yaitu mulai tanggal 20 Oktober 2014 hingga 12 Desember 2014, antara lain sebagai berikut :

TABEL 5

CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

No.	Kriteria Keberhasilan	Target	Capaian
1	Tersosialisasikanya seluruh kegiatan dan tujuan proyek perubahan pada  seluruh stakeholder	5 kegiatan	100 %
2	Pengadaan almari / rak buku sebagai sarana penunjang perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum	1 unit	100 %
3	Terkumpulnya sumbangan buku dari para donatur untuk pengisian / koleksi perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum	300 eksemplar	110 %
4	Tertatanya perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum secara baik	6 kegiatan	100 %
5	Terlaksananya pembuatan sarana promosi perpustakaan mini untuk menarik minat baca masyarakat	3 brosur	100 %

C.    KENDALA

Tidak semua kegiatan proyek perubahan ini berjalan mulus sesuai rencana. Terdapat beberapa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan ini. Kendala-kendala tersebut antara lain yaitu :

No	Kendala	Resiko	Strategi
1. 2. 3. 4 .	Tidak adanya dana khusus dari DPA Kecamatan Talun untuk mengadakan perpus takaan mini ruang tunggu pelayanan umum. Belum semua Donatur me mahami pentingnya per pustakaan mini ruang tung gu pelayanan umum kan tor Kecamatan Talun Belum adanya kesadaran masyarakat untuk meng gunakan fasilitas perpusta kaan mini sebagai sarana mengisi waktu sambil mem baca Sangat singkatnya waktu kegiatan  ( 2 bulan )	-Terhambatnya penga daan perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum Kantor Kecama tan Talun -Terhambatnya sumba ngan untuk pengadaan perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum kantor Kecama tan Talun -Kurang maksimalnya manfaat perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum kantor Kecamatan Talun -Donatur merasa terge sa-gesa dalam memberi kan sumbangan	-Mengajak stakeholder (Donatur) untuk memban tu pengadaan perpustaka an mini ruang tunggu pelayanan umum -Pemberian pengertian dan motivasi kepada para donatur pentingnya per    pustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum -Mengoptimalkan tim teknis (staf pelayanan) untuk mengajak masyara kat membaca buku-buku perpustakaan mini ruang tunggu pelayanan umum -Mengajak tim kerja untuk jemput bola pada donatur

BAB IV

PENUTUP

A.     KESIMPULAN

Akses informasi tata ruang yang terbatas dan manual serta pelayanan perijinan tata ruang masih dilakukan secara manual tidak efisisen dan tidak efektif. Pengendalian pemanfaatan ruang belum efektif dalam mencegah maupun menindak pelanggaran tata ruang karena petugas yang melakukan monitoring di tingkat bawah baik di Kelurahan maupun di Kecamatan terkendala dalam penguasaan tata ruang di wilayahnya.

Penyebab utama permasalahan tersebut karena belum adanya sistem informasi yang dapat diakses langsung oleh masyarakat maupun petugas di lapangan. Informasi tata ruang yang masih berupa peta-peta  analog manual dan tidak semua dapat mengakses serta interpretasi yang berbeda dan kurang akurat.

Inovasi yang dilakukan dalam Proyek Perubahan ini adalah peyediaan sistem informasi tata ruang bagi pelayanan informasi dan pelayanan perijinan tata ruang yang lebih efektif, efisien, transparan, akuntabel,dan berkualitas.

Output yang dihasilkan dari Proyek perubahan ini adalah Aplikasi Sistem Informasi Tata Ruang RTRW, yang mudah dioperasikan oleh petugas dalam pelayanan informasi dan pelayanan perijinan tata ruang.

B.    REKOMENDASI

Untuk keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan selanjutnya yang perlu mendapat perhatian adalah :

1.    Pelaksanaan proyek perubahan dalam jangka pendek yang belum dilaksanakan dengan sempurna adalah instalasi aplikasi sistem informasi tata ruang RTRW di anjungan informasi, dikarenakan adanya permasalahan perbedaaan sistem aplikasi yang memerlukan penyesuaian-penyesuaian. Direkomendasikan untuk  pembuatan aplikasi sistem informasi tata ruang RDTR, Peraturan Zonasi, Perijinan, Insentif dan Disinsentif dan Sanksi di masa yang akan datang di jangka panjang telah menggunakan sistem web base, sehingga memudahkan dalam instalasi di anjungan informasi.

2.    Pengembangan aplikasi sistem informasi RTRW di masa yang akan datang di jangka menengah dan jangka panjang untuk dapat dioperasikan di smartphone android sebagai alat bantu mobilitas petugas di lapangan.

Dalam pelaksanaan proyek perubahan di jangka menengah dan jangka panjang, dapat direkomendasikan :

1.    Bagi Bappeda agar mempercepat proses penyusunan Raperda RDTR sehingga pada jangka panjang materi RDTR, Peraturan Zonasi, Perijinan, Insentif dan Disinsentif dan Sanksitelah siap untuk dibuat menjadi aplikasi sistem informasi tata ruang.

2.    Bagi Bappeda agar sistem informasi RDTR, Peraturan Zonasi, Perijinan, Insentif dan Disinsentif dan Sanksi dapat dioperasikan secara online di web resmi Pemkot Salatiga www.salatigakota.go.iddan web informasi  geografis Bappeda yaituhttp://gissalatiga.info

3.    Bagi Bagian Humas Setda agar diusulkan pengadaan anjungan informasi di 4 (empat) Kecamatan untuk menunjang pelayanan perijinan (PATEN) dan pelayanan informasi tata ruang.

4.    Bagi DPPKAD agar dilakukan updating data peta PBB berkaitan ketelitian geografis agar posisi koordinat sesuai dengan peta dalam tata ruang, serta dilakukan updating secara rutin berkaitan perubahan data PBB.

5.    Bagi BPN agar dilakukan pengisian data base nomor tanah karena peta yang ada belum berisi data, serta updating data peta blok pertanahan berkaitan ketelitian geografis agar posisi koordinat sesuai dengan peta dalam tata ruang, dan dilakukan updating secara rutin berkaitan perubahan data pertanahan.

DAFTAR PUSTAKA

Pemerintah Republik Indonesia. 2007 : Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang

Pemerintah Republik Indonesia. 2010 :Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan Penataan Ruang

Pemerintah Kota Salatiga. 2011: Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2011 tentang Rencana Tata Ruang Wilayah Kota Salatiga Tahun 2010-2030.

Pemerintah Kota Salatiga. 2011 : Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kota Salatiga, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 8 Tahun 2011.

Pemerintah Kota Salatiga. 2011: Peraturan Walikota Salatiga Nomor 41 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah.

Pemerintah Kota Salatiga. 2011: Keputusan Walikota Salatiga Nomor 650-05/252/2014 Tahun 2014 tentang Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah (BKPRD), Sekretariat BKPRD dan Kelompok Kerja BKPRD.

______________ :Download quantum gis dan manual quantum gis http://qgis.osgeo.org/documentation/

Falletta, Ed. D. Salvatore V.2005 :Organizational Diagnostic Models: A Review & Synthesis: Leadersphere, Inc.